Escrever é uma das habilidades mais importantes no mundo dos negócios, independente da cultura específica em que você trabalha. Essa habilidade aprende-se como qualquer outra: por tentativa e erro o que significa que os requisitos para se tornar um escritor qualificado são: escrever, escrever e escrever um pouco mais.

1. Quando você está escrevendo, um e-mail ou uma carta, por exemplo perceba se a sua ideia principal está no primeiro parágrafo. Se não conseguir encontrá-la, comece outra vez. Reescreva o primeiro parágrafo deixando claro para você e para o leitor, qual é a ideia a ser tratada nesse texto.

Antes de começar a escrever pense:

• Qual é o tema a ser tratado?
• Que ideia preciso passar ao meu interlocutor: o que quero que ele faça depois de ler esse texto?
• Quais são os argumentos possíveis para convencê-lo?
• Que soluções ou propostas serão feitas a ele a partir da ideia defendida?

Com isso em mente, você não correrá o risco de fazer muitos rodeios, fugir do assunto e consequentemente confundir e cansar o seu leitor.

Ainda antes de começar a escrever:

• visualize o destinatário, imagine as palavras que o fariam gostar de ler o que você precisa lhe dizer.
• Quais são as necessidades e objetivos dele? Ele é idoso, novo, sério, brincalhão, moderno, tradicional?
• Quanto mais você investir na definição do seu público-alvo e como pode alcança-lo, mais poderosa sua comunicação escrita se tornará.

2. Fuja da linguagem rebuscada.

Na hora de escrever, temos a tendência de esquecer as formas verbais mais simples, como ter, fazer e usar.

Já reparou que é quase automático fazer a substituição por possuir, realizar e utilizar, por exemplo? Não é errado usar essas formas, mas quanto mais simples for o texto, mais fluida será a leitura.

3. Use voz forte e ativa em vez da voz passiva impessoal.

Veja exemplos:
• A reunião poderá ser marcada caso o Sr. disponha de tempo. (voz passiva)
• A reunião está marcada para o dia 11 as 10 horas. (voz ativa)
• Pretendemos analisar a possibilidade de uma parceria. (voz passiva)
• Analisaremos ações que possibilitem a nossa parceria. (voz ativa)

Percebeu como as frases na voz ativa passam mais segurança? Elas levam à tomada de decisões. Quando você escreve frases na voz ativa passa confiança e determinação ao seu interlocutor.

4. Faça sua escrita tão convidativa quanto possível. Escreva como se estivesse conversando com uma pessoa específica – seu cliente ideal. Mantenha essa pessoa em mente e você envolverá positivamente milhares de leitores que sentirão que você escreve diretamente para eles!

5. Contenha seu entusiasmo. Evite excesso de pontos de exclamação, hipérboles e mimimis, independentemente de quão animado ou amigável você esteja se sentindo.

6. Escolha assinaturas profissionais para a despedida como:
• Atenciosamente – saiba que não existe abreviação para esta palavra. Desse modo, escrever att. é errado.
• Saudações – palavra que, nesse caso, também não aceita abreviações;

7. Antes de enviar o texto leia-o em voz alta. Ao fazer isso, você enxergará, não apenas erros de digitação, mas falta de pontuação ou exagero dela, repetições, etc.

8. Não caia na bobagem de usar linguagem florida como: lindos planos, proposta maravilhosa, futuro encantador. Isso pode banalizar seu texto e fazer com que seu interlocutor não o leve a sério.

9. Seja claro, conciso e chegue ao ponto. Guie o seu leitor, incluindo uma chamada específica para ação.

Veja exemplo de um texto sem clareza:

O empreendedorismo está em muitas cidades, encontre quem já tem um negócio, que procuram abrir uma empresa, você poderá encontrar sócios, parceiros e clientes. Também pode ouvir histórias que ajudam quem está no começo.

Agora o mesmo texto, escrito de forma clara:
Há encontros de empreendedorismo em muitas cidades brasileiras. Essas reuniões são essenciais tanto para quem já tem um negócio quanto para os que procuram inspiração para abrir uma empresa. É nelas que você poderá encontrar sócios, parceiros e clientes, além de ouvir histórias de sucesso e fracassos – essenciais para quem está no começo.

Perceba algumas diferenças entre os dois textos:
• Frases curtas e diretas;
• Uso de ponto final ao invés de virgula;
• Uso de palavras de referência, para evitar repetição. (essas, nelas)
• Uso de moderadores textuais para fazer ligações de sentido. (para quem, quanto, além de).
• O tracinho na frase final se responsabiliza por emprestar mais ênfase à frase que levará à ação. Ele substitui a virgula, pois ela não seria suficiente para a intenção do autor.

Torcemos para que as dicas tenham sido importantes para ajuda-lo, mas se a escrita ainda é um desafio muito grande para você, considere contratar um de nossos treinamentos!

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